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学校推动知识管理的具体途径

中国教育先锋网　 2007-02-04　范炽文

    台湾省桃园县杨梅镇水美国民小学校长

    壹、前言

    随着知识经济社会来临，知识管理( knowledge management,简称 KM )一词，也逐渐受到学术界及企业界之研究与重视。国内方面，已有一些学者开始撰述有关知识管理在教育上应用之书籍论文，例如王如哲(民89)《知识管理的理论与应用--以教育领域及其革新为例》、刘淑娟(民89)《知识管理在学校营缮工程之运用》、张志明(民89)＜知识经济时代的学校行政＞等，显示知识管理对教育有重要意义。知识管理与全面质量管理( Total quality management )、组织再造( Organizational reengineering )理念一样，是源于社会变迁与时代发展所产生的新管理理念，对传统企业组织与政府机关，将产生重要影响及挑战，这些组织若不能因应时代变迁，采用新型管理理念，将为时代所淘汰。知识管理系强调以新的管理思想及实务，处理转化组织知识，俾能促进组织成长及革新。但究竟知识管理是什么？与传统管理思潮有何不同？其推动途径为何？学校要如何加以因应？这些问题值得深入探讨。

    贰、知识经济社会的来临

    美国的未来学家Toffler在1980年出版的畅销书《第三波》(The Third Wave)中，将经济演化划分为三个波段，分别是：公元至十八世纪的农业社会；二十世纪的工业社会；最后则是始于1960年代信息阶段。农业社会主要以土地与劳力，作为经济生产的动力，只要有广大土地与众多人力，就能拥有丰富经济生产资源。在工业革命之后，强调大量生产，机器与资本成为经济生产重要角色。自从二十世纪中期计算机问世后，计算机信息的结合，促使人类的生活及社会型态，均产生大幅度的变革，彻底改变了人类生活面貌，称为第三波的冲击，我们的社会已迈向计算机及信息时代。计算机信息将逐一渗透到人类生活各个层面，建构一个电子世界，故称这个世界为“信息社会”、“虚拟社会”。

    促使社会朝向服务、信息经济发展，这种转变有六项因素：(1)第三世界及开发中国家渐成为制造业中心，在欧洲电子通讯每年成长9-11%;(2)信息产品成长快速；(3)商业需要大量信息设备；(4)知识与信息工作者取代手工；(5)工人之教育及专业成长；(6)信息促使产品生产、营销改革(Sorge & Warner,1997)。由于科技的发达与信息之累增，知识俨然成为经济生产最重要资源，管理大师Peter F. Drucker在1960年代即提出知识工作与知识工作者等概念，知识成为一种有形与无形之财富，知识与信息工作者取代传统手工业，成员之教育及专业成长更为重要（王如哲，民89)。换句话说，知识经济原动力是信息科技和知识工作者，以知识为基础之经济发展型态，成为未来世界之主流。这种竞争趋势正急遽发展中，对于组织、企业和个人，造成深远影响。

    从上所述，知识经济的社会乃以知识的生产、分配、应用，作为经济基础，知识展现高度专业化与生产力，知识就是创造财富的来源，未来企业竞争来自知识工作者之智力资源。

    参、知识管理之意义

    未来企业生产的基础，经济发展之动力，全赖知识，我们已经面临着知识经济社会之全新面貌。事实上，不同社会经济背景所衍生之管理思潮也就不一样，早期管理思潮可追溯于管理学之父W.Taylor所倡导之科学管理，科学管理强调透过对工作之科学分析、时间控制、管理者与工人之职责划分，以严密计划、控制工人，来提高组织的生产力，这是以效率为取向之管理思潮。

    但随着人本心理学的研究兴起，泰勒之科学管理大受人际关系学派之挞伐，认为泰勒原则缺乏人性考虑，忽略人性需求，于是开始提倡人际关系之重要。最著名的是霍桑研究( Hawthorne study)，该研究显示出成员工作士气、领导者之关怀、人际和谐等因素，才是提高生产力之主因。

    科学管理与人际关系是截然不同之管理思潮。前者着重物质惩罚，偏重组织目标，将组织视为封闭的机器；后者则强调精神层面与人性需求，但知识经济的时代，不论是科学管理或是人际关系，都无法因应时代的要求。取而代之的是知识管理的理念，此理念主张要有弹性的组织与团队型态，组织信息要传达应用，知识要加以分享。

    何谓知识管理？这是一个复合概念。知识管理除了要探讨知识与管理概念外，也要探讨组织知识管理的过程。首先是知识管理具有知识与管理二项概念。所谓知识是一种广泛的用语，不在限于哲学认识论上的意义。学者Davenport & Prusak主张知识经济的知识包含了数据、信息及知识三要素（刘淑娟，民89)。在一个组织中拥有许多数据，这些数据能展现组织的一部份事实。例如学校的面积、学生人数、藏书的数量，都是学校的数据资源。其次，信息是将上述数据赋予意义，形成有条理、有脉络的东西，例如学生在图书馆每月借书量，即可代表学生读书风气指标意义之一，但这些还称不上是知识。知识是在一个脉络中的信息，是个体加以了解、创造、转化与学习成果，例如教师对学生学习动机知识，是来自于学生学习情况、态度，再加上自己对心理学动机理论了解，融会贯通所获得之知识。

    Polanyi(1966)将知识分为外显知识(articulated knowledge)和内隐知识(tacit knowledge)。前者指的是可形式化、可制度化、言语可以传达的知识；而后者指的则是属于个人的、与特别情境有关的、难以形式化与沟通的。内隐的知识分成三种：(1)信息处理的速度与同时性，迫使新技能的学习者，必须解决自己协调的细节，这种情形下，实际的成效不会被减速，且不能缓慢学习。(2)因为内隐的知识是襄嵌在特殊情境下的，所以很难明确表达精通某项技能所需的所有技巧或知识。(3)复杂的技能细节之间的关系，有时候会因为语言而流失，即使各项技能间可以单独地明确表达，也无法描述其关系与特性（黄博声，民87)。

    外显知识是可以沟通、描绘、表达的系统知识，例如学校中教师所了解的信息教学，可以用文件、手册等呈现，这种显性知识可以预测、控制，维持一定的质量。但是另一种内隐知识，郄难以用文字、数据、图表来呈现，这是于实务智慧，例如一位教了二、三十年的资深教师，对于班级经营累积了无数的经验与教学信念，如成为内隐知识，则无法进行传达与分享。知识管理的目的就是要将此内隐知识转化出来，让大家分享。

    至于管理一词，即是着重在对某一资源的管理与利用，透过某种方法或程序，以创造、利用知识。Bennett 和 Gabriel(1999)认为，知识管理是信息的、知识的、经验之过程，透过撷取、创造有益知识，以增进组织绩效。

    可见，知识管理的涵义可用K=(P+I)×S公式说明， Knowledge、People、Information、Share(KPIS)，K是知识，P是人力资源，I是信息，S是分享扩散，知识管理即等于人力资源加上信息并予以分享扩散（张光正、吕鸿德，民89)。知识管理是将知识视同创造财富的资源，其重点在于信息科技与人员智能的结合，让知识得以流通、扩散、应用、传达，让整个组织得以发展变革，此即为知识管理最重要的意义。

    肆、知识管理的步骤

    如前所述，知识管理意义系做好知识的生产、分享、应用与转化，归纳学者看法（王如哲，民89;张志明，民89;Broadbent,1998;Bennett & Gabriel,1999)，知识管理步骤有三阶段，分别是知识内容获得、建立知识分享文化与科技设施应用，兹论述如下：

    一、知识内容获得

    无论是成员的个人内隐知识或是组织部门之间的外显知识，都是组织取得知识的重要资源，知识管理即在获取这些重要资源。知识产生的方式，有以下几种：(1)收购：收购某个组织，或雇用拥有这项专才的人。(2)租用：最常见的方式就是某家公司财务支持某大学或研究机构，以换取成果发表后，在市场上的享有专利权。(3)指派专责单位：例如研发部门。(4)融合：融合这个方式是企图在冲突与复杂中，创造出新的合作模式。也就是将观点互异的人们结合起来，共同为某个计划或问题努力，找出解答。(5)适应：为适应外界变化，企业或组织本身会激发知识的产生。所以愿意学习新知，而且能够吸收新知的员工，是公司适应环境的重要因素。公司在聘用这些员工后，更该鼓励他们经常转换岗位或鼓励其休学习假，学习新知。(6)网络：非正式网络也是知识产生的来源之一，这类的专业知识，需要知识编辑或网络推动者把知识记录下来，否则就只是存在专家的脑袋中而已（胡玮珊译，民88)。在学校中，哪些教师拥有何种知识专长？如何发展重要知识内容？是学校组织知识内容获得的课题。

    二、建立知识分享、转移的文化

    Smith(1995)认为知识流通的形式有以下几种：(1)依附在商品上，透过交易流通；(2)透过其它公司间的关系（大都试使用者与生产者）流通；(3)产学关系流通；(4)透过公共机构流通；(5)依附于人的流通，也就是人员的流通（引自黄博声，民87:31)。为了做好知识分享转移工作，学校领导者必须营造自由的、开放的沟通气氛与生活文化，提供员工对谈机会，例如实施工作坊，探讨教学课程问题，推动读书会活动，提升成员专业智能等。

    三、科技设施应用

    知识管理第三项步骤为科技设施应用，要把知识透过科技设施，加以储存、转换、分类，在生活情境之中，不仅知识应用是要增加速度，也要顺利完成某项任务。因此，科技设施应用层面属于工作实际运作的层面。

    由此可见，知识具有无限创新性与扩展性，只要组织能善用知识管理，透过研究历程，就能创发无限量知识；做好知识移转历程，则组织成员就能分享知识。总之，知识管理有二项重要概念：一是信息管理：将组织的信息，储存在计算机网络之内，换句话，组织要充分利用计算机、通讯设备，建置因特网。二是人员的管理：透过人力资管理论，重新塑造组织成员的角色，增进成员专业能力。知识管理是透过人与信息结合，搜集组织内隐与外显知识，做好知识的生产、分享、应用与转化，从而应用在组织发展上，促进组织革新。

    伍、学校推动知识管理之具体途径

    当企业界正在积极推动知识管理时，学校更要加紧脚步全力推动。因为学校是教育的组织，要引导社会变迁发展；教师是扮演知识传递与创造角色，负责教导学生学习，在此前提下，如何推动知识管理，是当前学校领导者最重要的课题。以下提出几项具体途径（王如哲，民89;张志明，民89;Bennett & Gabriel,1999;Gordon, 1997)：

    第一，鼓励教师参与决定，表达自身意见。知识管理要求组织成员全面参与，以改进与提升组织效能，但是其所指的全面参与不是单打独斗式的参与，也不是集中式的参与，而是普遍式参与。每一个参与者都是决策者。让教师参与决定，表达意见，可以促使决策者能更清楚掌握决定的复杂性与可行性，同时可以统整个人目标与组织目标。校长要鼓励教师参与决策，在教师能力范围，参与学校各项政策，从了解、互动，进而参与支持，决策才能获得共识。

    第二，重视教师的发展训练，提升专业智能。知识管理非常重视成员的在职训练，否则再好的机器设备，也无法达到预期的效果。教师是教育革新的领导者和专业者的角色。加强教师进修学习，提升其专业能力并保障其专业自主权，不仅可以去除保守封闭的心态，更重要的是，发挥其专业精神，确保教育质量。

    第三，设立学校的“知识长”(Chief Knowledge Officer,简称CKO)，规划学校知识地图。知识长主要目的是建立分享知识的工作，例如教务主任或图书信息负责人，都可以担任。此角色必须去推动组织学习计划，收集组织的知识，管理组织人员与网络信息设备。更重要的是发展学校知识地图，透过文件、档案、计算机数据库，列举出知识来源、分类与传达。知识地图可以很清楚地告知成员何处可以寻找所需的知识，当教师需要某种知识时，可以很快地透过知识地图，找到所需的知识。对于组织的领导者而言，应该善用知识地图，建立分享知识的工作。

    第四，善用沟通对话技巧，促进成员互动。知识管理非常重视知识分享与传达，因此教职员间社会互动、相互调适相当重要。互动对于思考的发展能提供有利的环境。有了社会互动，各参与互动的人势必努力表达声音与观念，各个观念因而更完整丰富而有体系。在学校中，校长要与教职员互动对话，相互了解，尤其进行各项教育措施，更要运用沟通协调的技巧，沟通彼此意见。

    第五，充实教学资源设备，增进教学效能。充实的教学资源及丰富的设备，有助于学习动机诱发及学习兴趣的维持。尤其二十一世纪是信息科技(information technology)的时代，教育已走向信息化、计算机化、网络化、数字化，教室内要建置这些基本信息科技，利用信息科技，如数据库、因特网、网络图书馆、论坛、讨论区等，使知识得以不断成长，这些是协助知识管理的重要工具。

    第六，落实图书自动化，建置网络通讯中心。图书馆自动化是图书馆经营之基础与核心，图书数据不断大量、快速的成长，资料必须数字化，学生使用图书时，可以快速找寻数据，做好知识分享与应用。因此，图书自动化相当重要。此外，设置网络通讯中心，将摄影棚、计算机教室、视听教室整合成学校资源中心，经过校内网络，在教室内打开计算机网络，即可选取各项信息，查阅图书，达到资源共享目标。行政单位也是一样，各处室工作计划、会议记录都存于网络通讯中心，不仅利于工作传承，也可加强横向连贯。

    第七，普及科技知识，提升教师信息素质。知识管理对人员的信息素质有特别的要求，人员要具有高的信息知识和创造能力，会使用科技的能力及管理讯息能力。因此，教师本身要提升信息知识的能力，以信息计算机来做好本身的知识管理与分享。

    第八，成立学习社群，进行行动研究。行动研究强调透过观察、记录、访谈、省思札记等数据的回馈，针对研究问题进行批判，以发现问题并修正下次的行动策略。在循环辩证的历程中，逐渐建构出有效而可行的教师实践知识。教师应打破孤立文化，放弃传统独自进行教学活动的方式，设法转型为小组合作教学的方式，一起合作学习。教师可自动成立“学习社群”，对所任教课程及教材、教学技巧和教学效果，不断研究与改进，营造知识分享的学习文化。

    陆、结语

    知识经济与工业社会不同，它展现出未来信息世界的风貌，知识在全球化经济体系中愈来愈重要。知识经济社会主张知识就是创造财富的来源，知识已成为组织竞争最重要资产，因此，如有效管理组织知识，成为当前重要课题。知识管理系强调知识的创新与分享。在科技方面，要建置信息中心，做好信息的流通、传达与应用，让使用者获得正确的信息，能快速采取行动。在人的方面，结合社会学、心理学、人类学和组织行为等思想，提升人员素质。事实上，每个个体或组织，都身处在此信息革命的洪流中，如不能调整脚步，因应新局，则将坐以待毙。学校中心功能在于知识传递与生产，所以学校本身应该成为一个知识学习中心，学校领导者要做好知识管理的工作，建构学习型组织，以迎向知识经济社会。

    参考文献：

    王如哲(民89)。知识管理的理论与应用--以教育领域及其革新为例。台北市：五

南。

    胡玮珊译(民88)。知识管理。台北市：中国生产力。

    张志明(民89)。“知识经济”时代的学校行政。学校行政双月刊，6,38-49。

    张光正、吕鸿德(民89)。知识经济时代的领袖特质。载于高希均、李诚主编：知识经济之路(页89-114)。台北市：天下。

    黄博声(民87)。专业分工、知识管理与创新之关系研究。国立政治大学企业管理研究所硕士论文，未出版。

    维高编着(民87)。知识革命：通往知识世界的超级护照。北京：中国物资出版社。

    刘淑娟(民89)。知识管理在学校营缮工程之运用。国立东华大学教育研究所硕士论文，未出版。

    Bennett, R.& Gabriel, H.(1999). Knowledge management and process performance. Journal of Knowledge Management, 3(2)， 143-157.

    Broadbent, M.(1998).The phenomenon of knowledge management:What does it mean to the information profession. Information Outlook, May, 23-36.

    Gordon, E. D. (1997)。The new knowledge worker. Adult Learning, 8(4)， 14-17.

    Sorge, A.， & Warner, M. (Eds.)。(1997). The hand of organizational behavior. UK:International Thomson Business Press.

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